Nota: plantilla con valores representativos a sustituir con resultados reales.
Problema
Compañía Z es una franquicia de hostelería con 120 locales (España + Portugal). La central emplea 9 personas en operaciones para soportar al franquiciado: preguntas diarias sobre procesos de caja, cambios de precio, proveedores, gestión de incidencias.
- El manual de operaciones tiene 400+ páginas, organizado por áreas. Los franquiciados no lo leen entero; consultan cuando surge el problema.
- La central recibe ~90 consultas/semana vía WhatsApp y email. El 70% son preguntas ya respondidas en el manual.
- Onboardar un nuevo local toma 6 semanas: el franquiciado nuevo lanza 200+ preguntas al equipo central en el primer mes.
Solución
rag.art se desplegó como asistente operativo accesible desde la intranet del franquiciado y WhatsApp:
- Entrena con: el manual entero, los 12 procedimientos principales en vídeo (transcripciones), la política de proveedores autorizados, y el histórico de tickets de operaciones (3 años, anonimizado).
- Responde en español, catalán e inglés según idioma del usuario — el modelo detecta idioma automáticamente.
- Hace handoff al canal de Slack del equipo central cuando la pregunta es novedosa (score de confianza < umbral).
- Cada local nuevo recibe un onboarding plan que referencia al bot como primer recurso.
Fuentes:
- Manual de operaciones (PDF, 410 páginas).
- Transcripciones de 12 vídeos formativos.
- Base de datos de proveedores autorizados (Google Sheet sincronizada → aparte del MVP de Drive que sólo soporta Docs; se exportó a PDF por ahora).
- Ticket history anonimizado (CSV → convertido a Markdown QA).
Implementación
- Semana 1: carga inicial, revisión de PII en ticket history por un humano.
- Semana 2: ajuste del system prompt para asegurar que el bot siempre cita página del manual cuando da un procedimiento (requisito legal interno de trazabilidad).
- Semana 3: piloto con 5 locales "early-adopters", incluyendo feedback continuo.
- Semana 4: despliegue a red completa, comunicación por email + webinar interno.
Stack: rag.art (plan Pro con white-label), WhatsApp Business (360Dialog, un único número central), Slack.
Resultados (tras 6 meses)
- −40% tiempo de onboarding de un local nuevo (de 6 a 3.5 semanas medido hasta "primera semana operativa sin incidencias").
- −55% tickets nuevos al equipo central de operaciones. Los tickets que quedan son los que requieren de verdad juicio humano (disputa con proveedor, adaptación a un local específico, excepciones regulatorias).
- Idiomas: 82% de consultas en ES, 14% CAT, 4% EN, sin necesidad de mediador humano bilingüe.
- Horas liberadas: equivalentes a ~2 FTE, redirigidos a proyectos de mejora continua y nuevas aperturas.
Pullquote
Los franquiciados nuevos ya no nos preguntan "¿cómo hago…?" — nos preguntan "¿podríamos cambiar esto?" El bot se ha llevado el ruido operativo y nos ha dejado sólo las conversaciones estratégicas. — Head of Operations, Compañía Z
Replicar este caso
Red de franquicia con:
- Manual operativo documentado.
- >50 locales.
- Equipo central de operaciones con carga repetitiva identificable.
Setup típico: 4–5 semanas por el volumen de contenido y el proceso de revisión interna. Plan Pro (€4 900 + €499/mes). → Agenda una demo.